《勞動(dòng)合同法》第七條規(guī)定，“用人單位自用工之日起即與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系。用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊(cè)備查。”
因此，勞動(dòng)合同法規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊(cè)備查，對(duì)于用人單位而言，建立職工名冊(cè)既是企業(yè)進(jìn)行有效管理的基本條件，又是對(duì)企業(yè)與勞動(dòng)者之間是否存在勞動(dòng)關(guān)系的有效證明。那么，什么是職工名冊(cè)？職工名冊(cè)應(yīng)當(dāng)包括哪些內(nèi)容？單位未訂立職工名冊(cè)有哪些法律風(fēng)險(xiǎn)？下面我們來(lái)說(shuō)說(shuō)用人單位建立職工名冊(cè)那些事兒。
一、什么是職工名冊(cè)？
職工名冊(cè)：是用人單位制作的用于記錄本單位勞動(dòng)者基本情況及勞動(dòng)關(guān)系運(yùn)行情況的書(shū)面材料。勞動(dòng)合同法規(guī)定用人單位建立職工名冊(cè)，是對(duì)勞動(dòng)者與用人單位雙方的保護(hù)和約束：一是解決勞動(dòng)者維權(quán)時(shí)，起到證明勞動(dòng)關(guān)系是否存在的作用。實(shí)踐中，有些勞動(dòng)爭(zhēng)議是有關(guān)勞動(dòng)關(guān)系是否存在的爭(zhēng)議，對(duì)此，勞動(dòng)者自己很難舉證，但可以請(qǐng)求讓用人單位提供職工名冊(cè)等文件加以證明。同樣，用人單位也可以以職工名冊(cè)來(lái)證明勞動(dòng)關(guān)系是否存在。二是便于勞動(dòng)行政部門(mén)依法監(jiān)督檢查。勞動(dòng)行政部門(mén)要依法履行監(jiān)督檢查的職責(zé)，必須要掌握企業(yè)實(shí)際用工等情況。這既是勞動(dòng)行政管理部門(mén)對(duì)用人單位規(guī)范管理的一種手段和有效形式，也是對(duì)用人單位的一種保護(hù)。同時(shí)，建立職工名冊(cè)也會(huì)督促用人單位及時(shí)簽訂勞動(dòng)合同，減少因不規(guī)范用工帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
二、用人單位建立職工名冊(cè)應(yīng)當(dāng)包括哪些內(nèi)容？
《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》第八條規(guī)定，勞動(dòng)合同法第七條規(guī)定的職工名冊(cè)，應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)者姓名、性別、公民身份號(hào)碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等內(nèi)容。
該條是對(duì)職工名冊(cè)內(nèi)容的規(guī)定，單位在建立職工名冊(cè)時(shí)內(nèi)容須具體、合法、有效。應(yīng)當(dāng)包括姓名、性別、公民身份號(hào)碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式等勞動(dòng)者基本信息，以及用工形式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等用工信息。
三、對(duì)于沒(méi)有建立職工名冊(cè)會(huì)有什么法律風(fēng)險(xiǎn)及相關(guān)的應(yīng)對(duì)措施有哪些？
1、法律風(fēng)險(xiǎn)：《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》第三十三條規(guī)定，“用人單位違反勞動(dòng)合同法有關(guān)建立職工名冊(cè)規(guī)定的，由勞動(dòng)行政部門(mén)責(zé)令限期改正；逾期不改正的，由勞動(dòng)行政部門(mén)處2000元以上2萬(wàn)元以下的罰款。”《勞動(dòng)合同法》雖然規(guī)定了用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊(cè)備查，但是并未規(guī)定單位未建立“職工名冊(cè)”應(yīng)承擔(dān)的法律風(fēng)險(xiǎn)，《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》規(guī)定了如果用人單位沒(méi)有依法建立職工名冊(cè)的法律責(zé)任，最高可以處以2萬(wàn)元的罰款，明確了用人單位未建立職工名冊(cè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范了用人單位的用工行為。
2、正確做法：
（1）用人單位須及時(shí)建立職工名冊(cè)，但法律并沒(méi)有規(guī)定明確的建立職工名冊(cè)的時(shí)間，所以用人單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立。用人單位已經(jīng)與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系但尚未訂立勞動(dòng)合同的，用人單位也應(yīng)當(dāng)按要求建立職工名冊(cè)備查；
（2）用人單位應(yīng)該依法建立職工名冊(cè)，職工名冊(cè)應(yīng)該包括勞動(dòng)者姓名、性別、公民身份號(hào)碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等內(nèi)容；
（3）用人單位建立職工名冊(cè)由勞動(dòng)者在核實(shí)名冊(cè)內(nèi)容后簽字確認(rèn)，并由用人單位保留勞動(dòng)者簽字確認(rèn)的書(shū)面材料；
（4）職工名冊(cè)應(yīng)由用人單位人力資源管理部門(mén)存檔留存?zhèn)洳椤?/span>
用人單位沒(méi)有建立職工名冊(cè)或者建立職工名冊(cè)不符合法律規(guī)定的，勞動(dòng)行政部門(mén)不會(huì)立即處以罰款。但是，責(zé)令改正卻逾期不改正的，該用人單位將會(huì)受到2000元以上2萬(wàn)元以下的罰款的行政處罰。因此，對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，依法及時(shí)建立職工名冊(cè)可以用來(lái)明確用工關(guān)系，避免遭受不必要的損失。
